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eSocial: Como Funciona? [Guia Completo]

A burocracia brasileira é certamente bem conhecida de muita gente. Com o intuito de diminuir um pouco isso, o governo federal criou o eSocial em 2014.

O eSocial é um sistema importante para empresas. Pois ele facilita a prestação de contas sobre funcionários.

De fato, a ferramenta é muito mais conhecida por pessoas que trabalham no RH (Recursos Humanos). 

Entretanto, todos os pequenos e médios empregadores também precisam saber do que se trata.

Ao longo deste texto, você vai entender melhor como funciona o eSocial. Então, vamos lá?

O que é eSocial e para que serve?

Já te explicamos por que o eSocial foi criado, mas o que ele é exatamente? Bom, ele é um Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

Em resumo, o eSocial é um sistema que unifica o envio dos dados dos trabalhadores para o Governo Federal

Desde que foi criado, ele se tornou uma ferramenta para simplificar e agilizar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Ou seja, as empresas enviam eletronicamente ao governo informações dos trabalhadores, como:

  • Vínculos;
  • Contribuições previdenciárias;
  • Folha de pagamento;
  • Comunicações de acidente de trabalho;
  • Aviso prévio;
  • Escriturações fiscais;
  • Informações sobre o FGTS.

Nesse sentido, a plataforma facilita a vida das pessoas que trabalham nos departamentos de RH e empresários em geral.

Com o sistema, eles não precisam mais ficar horas em trabalho burocrático prestando contas ao governo. quer seja para informar sobre impostos, previdência ou quer sejam direitos trabalhistas dos funcionários.

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Documentos que o eSocial reúne

Só para exemplificar, os documentos que o eSocial reúne são:

  • DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
  • RAIS: Relação Anual de Informações Sociais;
  • Livro de Registro de Empregados;
  • Folha de pagamento;
  • Quadro de Horário de Trabalho;
  • MANAD: Manual Normativo de Arquivos Digitais;
  • PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • GRF: Guia de Recolhimento do FGTS;
  • CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • CD: Comunicação de Dispensa;
  • GPS: Guia da Previdência Social.

Enfim, o eSocial é uma união de forças entre vários órgãos e instituições do governo federal:

  • Previdência e Trabalho, que inclui a Secretaria de Previdência, Secretaria de Trabalho e o INSS;
  • Receita Federal do Brasil;
  • Produtividade, Emprego e Competitividade;
  • Desburocratização, Gestão e Governo Digital.

Lembrando que os últimos três órgãos dessa lista fazem parte do Ministério da Economia.

Isso tudo facilita a gestão de processos e melhora a segurança dos dados. Além disso, colabora para que o governo tenha mais informações sobre movimentações no mercado de trabalho.

Ah! Outro grande objetivo do eSocial é evitar a sonegação de impostos. E garantir que os funcionários recebam seus direitos trabalhistas e previdenciários.

Como o eSocial funciona?

O eSocial funciona de forma online no site do Governo Federal. Ao acessar o sistema e cadastrar a empresa, é possível enviar de maneira unificada todos os dados dos funcionários.

Conforme dissemos, antes, esses dados eram enviados separadamente para diferentes órgãos. Além disso, cada um deles tinham suas próprias burocracias para o envio.

Então, a vida do empregador e do funcionário de RH mudou muito com a ferramenta.

Os prazos para o envio desses dados trabalhistas, previdenciários e tributários via eSocial, variam de acordo com o tipo de obrigação. Por exemplo:

  • Admissão de funcionários: deve ser informada em até um dia antes da data oficial de admissão; 
  • Desligamentos e avisos-prévios: devem ser registrados em até 10 dias a partir da data de desligamento ou de comunicação do aviso prévio;
  • Afastamentos: varia de acordo com o motivo do afastamento.

Além disso, as empresas precisam ter um certificado digital para assinar os documentos eletrônicos. Só assim, conseguem enviá-los pelo eSocial. 

A saber, esse certificado digital pode ser emitido por qualquer organização autorizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Entretanto, existem algumas exceções em que não é necessário o certificado digital para acessar o eSocial:

  • Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes do Simples Nacional e com até um empregado;
  • Contratantes de empregados domésticos;
  • MEIs;
  • Segurados especiais. 

Quem deve entregar o eSocial?

Toda empresa ou pessoa física que contrata funcionários ou prestadores de serviço deve se cadastrar no eSocial.

Isso considerando que essa contratação envolve obrigações trabalhistas, previdenciárias ou tributárias, ou seja, são formalizadas.

No caso da pessoa física que contrata um funcionário doméstico, por exemplo, é necessário fazer o cadastro no eSocial e enviar as informações necessárias. 

Assim, podem fazer um controle do ponto do empregado doméstico e garantem todos os direitos trabalhistas previstos na lei.

Os empregadores pessoa jurídica devem aderir ao sistema independentemente do porte da empresa, setor de atuação e valor de faturamento. 

Como dissemos anteriormente, Microempresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP) e Microempreendedores Individuais (MEI) com um funcionário também devem enviar suas informações pelo sistema.

Antes, as pequenas empresas não eram obrigadas a aderir ao sistema. Mas, a partir de 2019 elas passaram a ter essa obrigação.

eSocial é só para empregado doméstico? 

Embora o módulo Empregador Doméstico já esteja disponível desde outubro de 2015, ainda existem muitas dúvidas. 

Em primeiro lugar, o eSocial não é só para empregado doméstico. Conforme vimos, empresas também utilizam o sistema. 

No entanto, por ter facilitado o processo de regulamentação de funcionários, ele colaborou para que mais empregados domésticos fossem regularizados.

Com o Simples Doméstico, os patrões precisam recolher em uma guia única as seguintes responsabilidades:

  • Imposto sobre a Renda Pessoa Física, caso o funcionário não seja isento;
  • 8% a 11% de contribuição previdenciária do trabalhador;
  • 8% de contribuição patronal previdenciária;
  • 0,8% de seguro contra acidentes do trabalho.
  • 8% de FGTS.
  • 3,2% de indenização compensatória (Multa FGTS).

Além disso, outra ferramenta que ajuda muito o empregador que precisa do eSocial Doméstica é o manual específico para eles. O documento traz orientações detalhadas e atualizadas sobre o eSocial.

MEI eSocial

Os microempreendedores individuais também são obrigados a utilizar o eSocial desde 2019. Nesse sentido, foi desenvolvido o módulo eSocial WEB MEI. 

De acordo com o governo federal, todo MEI deverá continuar a usar o Simples Nacional (SIMEI) para o pagamento de tributos unificados.

Dessa forma, seguem os valores fixos normalmente e não há qualquer tipo de mudança prevista. Ou seja, o eSocial não altera o pagamento para os MEIs.

Entretanto, é importante deixar claro que apenas os MEIs que possuem empregados precisam prestar as informações do eSocial. Assim, caso você não tenha funcionários, está dispensado dessas obrigações.

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Como se cadastrar no eSocial?

Se você possui uma empresa com funcionários ou tem um empregado doméstico, precisa se cadastrar no eSocial.

Para isso, basta entrar no site do sistema, clicar em “Primeiro acesso” e, logo depois, seguir os passos do cadastro. 

Portal do eSocial 

No portal do eSocial, será necessário informar dados de identificação tanto da empresa, quanto do funcionário e das atividades desenvolvidas. Por exemplo: 

  • CPF
  • CNPJ; 
  • NIS, PIS/PASEP;
  • Declaração de Imposto de Renda e contrato social.

Hoje, com o sistema atualizado e ainda mais simplificado, é possível utilizar somente o CPF como identificação do colaborador na plataforma.

Porém, recomenda-se que o empregador tenha todos os dados do funcionário, assim é possível ter maiores garantias contra erros. 

Além disso, a fim de evitar problemas no registro, o patrão pode usar a Consulta Cadastral do INSS para identificar divergências. 

Em outras palavras, o empregador pode se certificar de dados como nome, data de nascimento, CPF e o NIS (PIS/PASEP/NIT/SUS) dos trabalhadores.

Como ver meu eSocial?

Você pode consultar o seu eSocial pelo site do sistema, caso seja o empregador. Ou ainda pela consulta do INSS eSocial caso seja empregado.

Existe ainda um aplicativo de acesso ao sistema do iSocial Doméstico. Ele está disponível tanto para celulares com sistema operacional Android, quanto iOS.

Como o empregado pode consultar o eSocial?

A consulta ao eSocial é feita online e é gratuita. Basta seguir o passo a passo abaixo:

  • Em primeiro lugar, acesse o site Consulta Qualificação Cadastral do INSS eSocial;
  • Em seguida, clique em “consulta on-line”;
  • Logo depois, informe o nome, data de nascimento, CPF e NIS (NIT/PIS/PASEP) do trabalhador e clique em adicionar;
  • Por fim, confirme os dados e clique em “consultar”;

Por fim, aparecerá a informação de que os dados estão corretos ou incorretos no cadastro do eSocial. Caso exista alguma inconsistência, aparecerá a orientação do que precisa ser feito.

O que significa eSocial na Carteira de Trabalho?

A Carteira de Trabalho Digital é alimentada com os dados informados pelos empregadores ao eSocial. 

Dessa forma, os registros efetuados pelo empregador no sistema equivalem às anotações relativas à CLT. Aquelas que antes eram feitas por escrito na carteira física, sabe?

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eSocial Cronograma 

Por ser um sistema grande e complexo, a implementação do eSocial foi dividida em quatro grupos. Cada um deles possui um prazo específico para a adoção (feita em fases) à plataforma.

Mais abaixo você vai conferir o cronograma inicial de prazos de adesão a cada etapa estabelecidos de acordo com os grupos. Eles começam em 2016 e vão até 2022.

Porém, com a pandemia do corona vírus, algumas coisas mudaram. Neste período, algumas Medidas Provisórias e Portarias foram criadas, alterando as leis trabalhistas.

Assim, o cronograma de implantações divulgado em dezembro de 2019 foi suspenso. Apenas as empresas que já começaram o processo continuaram normalmente.

O novo calendário, divulgado em 2021, é o seguinte:

Agora confira o calendário inicial:

Grupo 1 

Empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões no ano de 2016:

  • Tabelas: 08/01/2018;
  • Não Periódicos: 01/03/2018;
  • Periódicos: 08/05/2018 (dados desde o dia 1º);
  • Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: agosto/2018;
  • Substituição GFIP FGTS: data a definir;
  • SST: 08/06/2021.

Grupo 2 

Empresas com faturamento de até R$ 78 milhões em 2016 e não optantes do Simples Nacional:

  • Tabelas: 16/07/2018;
  • Não Periódicos: 10/10/2018;
  • Periódicos: 10/01/2019 (dados desde o dia 1º);
  • Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: data a definir;
  • Substituição GFIP FGTS: data a definir;
  • SST: 08/09/2021.

Grupo 3

Empregadores optantes do Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos:

  • Tabelas: 10/01/2019;
  • Não Periódicos: 10/04/2019;
  • Periódicos: 10/07/2019 (dados desde o dia 1º);
  • Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: data a definir;
  • Substituição GFIP FGTS: data a definir;
  • SST: 10/01/2022.

Grupo 4 

Entes públicos e organizações internacionais:

  • Tabelas: 08/07/2021;
  • Não Periódicos: 08/11/2021;
  • Periódicos: 08/04/2022;
  • Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: data a definir;
  • Substituição GFIP FGTS: data a definir;
  • SST: 11/07/2022.

Penalidades e multas

As empresas que não cumprirem os prazos do eSocial podem receber multas. Os valores cobrados variam de acordo com a regra descumprida e a situação.

Por exemplo, a multa por falta de exames médicos varia entre R$ 402,53 e R$ 4025,33 por empregado. Já a omissão de dados sobre afastamento temporário pode chegar a até R$ 181.284,63.

Por isso, é importante que as empresas se preparem para cumprir todas as etapas de maneira eficiente.

Conclusão

Nos últimos anos ou até décadas, muitos processos passaram a ser digitalizados. O eSocial é mais um exemplo disso.

Ele serve para facilitar a vida do empregador. E também ajuda na regulamentarização, transparência e cumprimento das leis trabalhistas, beneficiando os funcionários.

Se você tem funcionários, seja na sua empresa, seja domésticos, busque regularizá-los. Ao assinar a carteira, você evita problemas na justiça ou com a Receita Federal. 

Para isso, use as informações desse artigo, acesse o eSocial e siga o passo a passo.

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